Aide mémoire – Erreur(s) dans la comptabilisation des bénéfices marginaux (BM)

 

Mise en contexte

L’une des étapes essentielles au traitement de la paie, lorsque cette dernière est effectuée en mode balancé, consiste à effectuer la comptabilisation des bénéfices marginaux. Cette opération consiste :

  1. À vérifier, pour chaque employé recevant une paie, que les heures travaillées et primes inscrites au(x) projet(s) (sous-module Temps sur projet) correspondent aux heures travaillées et inscrites pour la paie (sous-module Paie);
  2. À comptabiliser et transférer les heures travaillées et les bénéfices marginaux aux projets;
  3. À générer les écritures comptables correspondantes au grand livre (GL).

Lorsque des différences sont présentes entre les montants des sous-modules Temps sur projet et Paie pour au moins un employé, maestro* rend la comptabilisation des BM impossible. Les erreurs doivent obligatoirement être corrigées au préalable.

Cet aide-mémoire a pour but de faire connaître aux utilisateurs de maestro* les possibles et principales causes liées à ces écarts ainsi que les façons de faire pour y remédier.

 

Il est important de s’assurer que toutes les transactions d’une période ont été transférées et comptabilisées sans message d’erreur.

Si maestro* affiche un message indiquant que des transactions non comptabilisées sont présentes dans une période précédant celle demandée, il est primordial de trouver ces transactions afin de compléter le traitement de ladite ou desdites période(s). Les périodes vérifiées sont les périodes de l’année en cours seulement; le message ne sera pas affiché pour les transactions non comptabilisées d’une année antérieure. Voir la section Trouver les transactions non comptabilisées pour davantage de détails.

 

Sommaire

Trouver les transactions non comptabilisées

 

maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Fonctions > Heures

Dans l’option Heures, sélectionner l’icône intitulée Afficher seulement les entrées partiellement transférées pour seulement afficher les entrées partiellement transférées (voir l’image ci-dessous). Les transactions affichées dans la grille ont été transférées dans les coûts de projets avec un taux de BM estimé. Le taux réel est calculé lors de la comptabilisation des BM.

L’icône Filtrer les transactions permet de filtrer les transactions à afficher. Il est possible de visualiser les transactions d’un employé pour une période particulière ou d’entrer uniquement une date de début et une date de fin pour afficher les transactions de tous les employés pour une borne de dates. En sélectionnant un comité, le bouton , situé à droite des dates, fera étalage de toutes les périodes dudit comité. Il vous sera alors possible de sélectionner une période à une autre.

Lorsque vous cherchez les transactions non comptabilisées pour une période, il est important de ne pas oublier de regarder les transactions figurant pour l’icône Afficher seulement les entrées non transférées. Le filtre demeure valide tant que l’utilisateur ne clique pas de nouveau sur l’icône Filtrer les transactions ou sur le bouton Effacer conditions. Si des transactions à comptabiliser pour une période précédant la période courante sont trouvées, s’assurer que la période est ouverte avant d’effectuer la comptabilisation des BM.

 

Erreur(s) observée(s) sur le rapport de comptabilisation des BM

 

maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Comptabilité > Comptabilisation des BM

Une fois le rapport de comptabilisation des BM généré, deux scénarios d’observation d’erreur(s) sont possibles :

  1. Un X s’affiche dans au moins une case à cocher de la colonne Err du rapport.

La colonne Err apparaît à l’extrême droite du rapport, pour chacun des employés.

  1. La mention Ins: PROJET-Activité apparaît sous le nom de l’employé.

La mention Ins: PROJET-Activité, s’il y a lieu, apparaît sous le nom de l’employé, à l’extrême gauche du rapport.

 

Lorsque la mention Ins: PROJET-Activité apparaît, la case de la colonne Err n’est pas cochée puisque la différence, s'il y a lieu, est ajoutée au projet-activité indiqué.

 

Éléments de vérification lorsqu’un X s’affiche dans au moins une case à cocher de la colonne Err du rapport (scénario 1)

  1. Vérifier si les colonnes Heures, Salaire, Prime, Vacances et Dépense de la section Projet affichent les mêmes montants que les colonnes correspondantes de la section Paie.

Constats

Pistes de solution / explications

Les heures affichées correspondent mais les montants de salaire diffèrent

  • Une modification du taux horaire a peut-être été effectuée. Est-ce qu’une sauvegarde de l’entrée des heures a été faite après avoir effectué la mise à jour des taux horaire?
  • Est-ce qu’un coûtant est inscrit dans la catégorie d’emploi ou dans le dossier de l’employé?
  • Le nombre d’heures totales travaillées peut être exact mais la quantité d’heures pour chacun des taux horaires peut être erronée (par exemple, 40 heures à taux simple et 5 heures à taux double n’égalent pas, en salaire, à 40 heures à taux simple, 4 heures à taux double et à une heure à taux et demi).

Le nombre d’heures diffère

  • Est-ce que l’employé a été payé pour les bonnes heures? S’il y a lieu, modifier le nombre d’heures dans l’option Heures. De plus, si l’employé a été payé en trop, le nombre d’heures est plus élevé dans la section Paie du rapport. Il s’avère donc nécessaire de corriger cette paie (cliquer ICI pour accéder au Comment faire – Procédure standard d’annulation de paie). Si, au contraire, le nombre d’heures affiché sur le rapport est moins élevé dans la section Paie, des heures sont manquantes et il est nécessaire de produire un second chèque pour celles-ci. S’assurer de bien modifier les heures saisies dans l’option Heures pour ce deuxième chèque.

Aucune valeur n’est affichée sous les colonnes Prime, Vacances et Dépense de la section Projet mais des valeurs sont présentes sous les colonnes correspondantes dans la section Paie

  • S’assurer de l’inscription des primes dans l’option Heures.

Aucune valeur n’est affichée sous les colonnes Prime, Vacances et Dépense de la section Paie mais des valeurs sont présentes sous les colonnes correspondantes dans la section Projet

  • S’assurer de la validité de la prime inscrite dans l’option Heures :
    • Si la prime est valide, la payer à une autre période ou par le biais d’un second chèque
    • Si la prime n’est pas valide, la supprimer.

 

Éléments de vérification lorsque la mention Ins: PROJET-Activité apparaît sous le nom de l’employé (scénario 2)

Pistes de solution / explication

  • Des heures par défaut sont probablement inscrites dans la Gestion des employés et un projet-activité-groupe (PAG) est probablement manquant dans l’onglet Temps sur projet. De plus, si aucune heure projet n'est inscrite en sus d'un PAG manquant et d'heures par défaut inscrites dans la Gestion des employés, le message qui s'affichera sur le rapport sera Projet ou prime vacance invalide et la case Err sera cochée.
  • Est-ce que l’employé aurait été mis à pied temporairement? Est-ce que des montants continuent à se déduire?
  • Est-ce qu’un projet-activité-groupe (PAG) serait manquant dans l’onglet Temps sur projet? Si oui, effectuer à nouveau la comptabilisation des BM une fois l’information inscrite.

 

Erreur(s) observée(s) sur le rapport BM

 

maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Comptabilité > Rapport BM

Le rapport BM permet de valider si les comptes Salaires courus et BM courus se renversent. Qui plus est, il peut être généré en format sommaire ou détaillé, permettant ainsi de visualiser le calcul effectué pour chacun des employés.

 

Le rapport BM, au même titre que celui de comptabilisation des BM, devrait être vérifié à chacune des paies; des écarts pourraient s’afficher sur le rapport BM sans apparaître sur le rapport de comptabilisation des BM.

 

Deux scénarios d’observation d’erreur(s) sont également possibles une fois le rapport BM généré :

  1. Des écarts sont observés entre les montants des comptes Salaires courus et BM courus du projet et ceux de la paie.
  2. Les montants des comptes du projet et de la paie ne correspondent pas, dû à la récupération des taxes.

 

Éléments de vérification lorsqu'il y a présence d'écart(s) entre les montants des comptes Salaires courus et BM courus du projet et ceux de la paie (scénario 3)

Pour trouver la source de l’écart :

  1. Déterminer les employés pour lesquels une différence apparaît entre les montants des comptes Salaires courus et BM courus (le format détaillé du rapport BM, pour la période où des écarts sont présents, peut vous aider).
  2. Valider l’information de chacun des employés pour trouver ceux ciblés par une différence. Il peut s’agir d’un seul employé mais aussi de toute une catégorie d’employés.
  3. Une fois l’employé ou les employés identifiés, en sélectionner un pour effectuer des recherches plus approfondies et pour trouver la source du problème. Vérifier les configurations de la Gestion des employés, la catégorie d’emploi, les primes configurées, les primes ajoutées dans l’option Heures, etc.

 

Configuration et application des types de primes

Dans maestro*, les primes peuvent être :

  • Configurées par défaut, généralement au niveau de la gestion des employés, de la catégorie d’emploi ou du métier. Ainsi configurées, les primes s’ajoutent automatiquement à chacune des paies, selon leurs natures et spécificités.
  • Ajoutées manuellement lors de l’entrée des heures ou encore provenir d’une feuille de temps ou d’un bon de travail de maestro*MOBILE.

Le tableau ci-dessous illustre, pour les types de primes les plus courants, si ces dernières doivent être configurées par défaut ou entrées manuellement dans les Heures lorsque le traitement de la paie est effectué en mode balancé, de même que le type de compte de grand livre où devrait être comptabilisée ladite prime.

 

Type de prime

 

Compte de grand livre

Configuré par défaut

Entré à partir des Heures

  • Revenu
  • Bonus
  • Bonus annuel
  • Commission

N/A

Salaires courus

  • Remboursement de dépense

N/A

Dépenses courues

NOTE : Lors de la comptabilisation des BM, la dépense courue sera renversée à la date du chèque de paie et non à la dernière journée de la période de paie.
  • Vacances imposables
  • Vacances nettes

N/A

Vacances courues

NOTE : Pour configurer une prime de type vacances, veuillez consulter le Comment faire intitulé Paiement des vacances provisionnée.
  • Prime

BM Courus

NOTE : Lors du calcul de la paie, les montant sont inclus au BM et sont transférés aux projets lors de la comptabilisation des BM.

Salaires courus

NOTE : Lors de la comptabilisation des BM, le salaire couru sera renversé à la dernière journée de la période de paie.

 

Éléments de vérification lorsque les montants des comptes du projet et de la paie ne correspondent pas, dû à la récupération des taxes (scénario 4)

Pistes de solution / explications

  • Une prime pourrait avoir été configurée avec des codes de taxes. Par exemple, si la prime d’équipement de sécurité est configurée avec un code de taxes, un écart apparaîtra entre les montants des comptes Salaires courus et BM courus. Pour la grande majorité des primes, aucun code de taxes ne doit figurer dans les champs Code de taxe et Taxe projet de l’option Gestion des primes / déductions.

 

Voir aussi

Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à contacter l’équipe du Support par téléphone au 1-877-833-1897 ou par courriel à l’adresse support@maestro.ca.

 

Dernière modification : 12 novembre 2024